Audyt jest dla firm, które już delegują pracowników albo przygotowały dokumenty i chcą sprawdzić, czy proces jest uporządkowany, spójny i odporny na pytania kontrahenta lub kontrolę.
Wiele firm ma część dokumentów: A1, umowy, ewidencje, korespondencję z kontrahentem. Problem polega na tym, że dokumenty nie tworzą jednej spójnej całości. Nikt nie sprawdził, czy odpowiadają realnemu modelowi pracy w Niemczech.
Sam fakt posiadania dokumentów nie oznacza, że firma jest bezpieczna. Jeżeli dokumenty są niespójne z kontraktem, zakresem prac, czasem pracy lub statusem pracowników, mogą nie pomóc w kluczowym momencie.
Zakres audytu ustala się indywidualnie, ale zwykle obejmuje dokumenty pracownicze, A1/ZUS, opis kontraktu, branżę, obowiązki niemieckie, ewidencję czasu pracy oraz sposób przechowywania i przekazywania dokumentów.
Najczęściej firma ma dokumenty przygotowane „po kawałku”, bez sprawdzenia, czy tworzą jeden logiczny system. Czasem dokumenty są przygotowane dopiero po fakcie, a czasem dotyczą innego modelu wyjazdu niż faktycznie realizowany.
Audyt warto zrobić, gdy firma już działa w Niemczech, przygotowuje kolejny kontrakt, deleguje regularnie albo czuje, że dokumentacja zaczyna wymykać się spod kontroli.
Jeżeli chcesz wiedzieć, czy firma ma realny porządek w dokumentach, zacznij od konsultacji lub zapytania o audyt. Po wstępnej diagnozie można ustalić zakres sprawdzenia i dalszą wycenę.
Jeżeli pracownicy mają wyjechać do Niemiec, kontrahent żąda dokumentów, firma przygotowuje pierwszy kontrakt albo pojawiło się ryzyko kontroli — nie warto czekać, aż temat sam się wyjaśni.
Nie. Wystarczy opis sytuacji firmy. Braki w dokumentach są częścią diagnozy, bo właśnie one często pokazują, gdzie firma ma największe ryzyko.
Nie. Konsultacja porządkuje temat delegowania i może uzupełnić pracę księgowej, kadr albo biura rachunkowego w trudniejszych sprawach związanych z Niemcami.
Celem konsultacji jest uporządkowanie sytuacji, wskazanie ryzyk i ustalenie kolejności działań. Zakres dalszej pomocy można ustalić indywidualnie.
Tak. W praktyce te tematy często się łączą i właśnie dlatego warto spojrzeć na sytuację firmy całościowo.
Spokojna diagnoza sytuacji firmy i kolejność działań.
Sprawdzenie procesu i dokumentów, gdy firma już działa.
Czy A1 wystarczy i co jeszcze sprawdzić?
Obowiązki i ryzyka przy pracy na terenie Niemiec.
Temat szczególnie ważny dla firm budowlanych i montażowych.
Co przygotować przed wyjazdem lub kontrolą?
Podczas konsultacji ustalimy, gdzie jest największe ryzyko, co wymaga uporządkowania i jaką kolejność działań przyjąć przed wyjazdem, kontraktem albo kontrolą.
Nie musisz wiedzieć, czy problem dotyczy A1, Zoll, SOKA-BAU, Finanzamt czy dokumentów. Wystarczy krótki opis sytuacji firmy.